Quantity Surveyor Administrator
Samara Lombok · Construction · Bali · Di lokasi
Gambaran Posisi
Samara sedang membangun proyek-proyek hospitaliti dan konstruksi berkelas dunia di seluruh Lombok — sebuah pulau dengan rantai pasok yang tidak menentu, kontraktor yang harus menyeimbangkan berbagai prioritas, dan di mana kedisiplinan dalam dokumentasi menjadi penentu antara proyek yang berjalan lancar dan proyek yang terhenti. Quantity Surveyor Administrator adalah tulang punggung operasional departemen QS kami, memastikan setiap BOQ, kontrak, sertifikat pembayaran, invoice, dan catatan proyek akurat, tersimpan dengan rapi, dan siap digunakan kapan saja. Berkedudukan di Bali dan bekerja dalam koordinasi erat dengan tim proyek di seluruh Lombok, peran ini membutuhkan seseorang yang mampu menjaga keteraturan bahkan ketika lingkungan sekitarnya sama sekali tidak teratur.
Tanggung Jawab Utama
- Memelihara sistem dokumentasi yang ketat dan real-time untuk seluruh catatan QS, termasuk BOQ, kontrak, penawaran harga, invoice, sertifikat pembayaran, dan variation order, memastikan tidak ada satu pun dokumen yang hilang di tengah kompleksitas operasi multi-lokasi di pulau.
- Membantu menyiapkan dan memformat laporan QS, ringkasan biaya, dokumen progress payment, dan pembaruan proyek dengan akurasi dan tepat waktu, bahkan ketika data sumber tiba terlambat atau tidak lengkap dari lapangan.
- Mendukung seluruh siklus administrasi tender dan kontrak dengan mengompilasi, mengorganisasi, merujuk silang, dan memperbarui dokumen sesuai dengan jadwal proyek dan persyaratan komersial.
- Mengoordinasikan pengumpulan dokumen dan tindak lanjut dengan tim internal, kontraktor, vendor, dan pemangku kepentingan proyek di Lombok dan Bali, serta secara proaktif mengejar kiriman dokumen yang belum masuk untuk mencegah hambatan administratif yang berubah menjadi keterlambatan proyek.
- Melakukan entri data yang presisi, pemeliharaan spreadsheet, dan pemformatan laporan pada project tracker, jadwal pembayaran, lembar perbandingan biaya, dan log pengadaan menggunakan Microsoft Excel dan Word.
- Memantau status purchase order, sertifikat pembayaran, variasi kontrak, dan invoice vendor untuk memastikan tidak ada yang terlewat di antara proyek-proyek yang berjalan secara bersamaan.
- Menjadi penghubung antara tim QS dan departemen-departemen lain — termasuk keuangan, pengadaan, dan manajemen lapangan — untuk memastikan seluruh persyaratan komersial dan administratif terpenuhi serta dokumen berpindah secara efisien melalui alur persetujuan.
- Mendukung tim QS selama periode puncak proyek atau tender dengan mengelola beban kerja document control, backlog pengarsipan, dan permintaan administratif mendesak dengan ketenangan dan perhatian penuh terhadap detail.
- Menandai ketidaksesuaian dokumentasi, persetujuan yang belum diperoleh, atau celah proses kepada tim QS secara proaktif, bertindak sebagai sistem peringatan dini terhadap risiko administratif sebelum berkembang menjadi masalah komersial atau kontraktual.
- Terus menyempurnakan konvensi pengarsipan, struktur folder, dan praktik manajemen dokumen agar catatan QS tetap mudah diakses, terkontrol versinya, dan siap diaudit sesuai standar operasional Samara.
Persyaratan
- Diploma atau Sarjana di bidang Administrasi, Quantity Surveying, Manajemen Konstruksi, Teknik Sipil, atau bidang yang berkaitan erat.
- Minimal 3 tahun pengalaman administratif dalam lingkungan konstruksi, proyek, QS, komersial, atau teknik; kandidat yang hanya memiliki latar belakang administrasi perkantoran atau korporat tanpa pengalaman di bidang konstruksi tidak akan dipertimbangkan.
- Pengalaman yang terbukti dalam mengelola dokumentasi khusus konstruksi seperti BOQ, kontrak, penawaran harga, invoice, catatan pembayaran, atau variation order.
- Kemahiran tingkat lanjut dalam Microsoft Excel dan Word, termasuk kemampuan untuk membangun, memelihara, dan memecahkan masalah pada spreadsheet yang kompleks serta laporan berformat secara mandiri.
- Rekam jejak yang terbukti dalam mengelola sistem pengarsipan multi-dokumen bervolume tinggi dengan akurasi ketat dan kontrol versi.
- Kemampuan komunikasi tertulis dan lisan yang kuat dalam bahasa Inggris, cukup untuk berkoordinasi secara jelas dengan tim proyek internal dan vendor eksternal mengenai persyaratan dan tenggat waktu dokumen.
Nilai Tambah
- Pengalaman sebelumnya bekerja pada proyek konstruksi multi-lokasi, khususnya di lingkungan terpencil, kepulauan, atau dengan keterbatasan infrastruktur di Indonesia.
- Keakraban dengan norma kontrak konstruksi Indonesia, praktik invoicing vendor, dan persyaratan dokumentasi pengadaan lokal.
- Paparan terhadap perangkat lunak QS, platform manajemen proyek, atau sistem manajemen dokumen di luar Microsoft Office standar.
- Pengalaman mendukung tim QS atau komersial selama periode tender aktif, mengelola tenggat waktu dokumentasi secara simultan tanpa mengorbankan akurasi.
- Kemampuan berkomunikasi dalam Bahasa Indonesia, merupakan nilai tambah saat berkoordinasi dengan kontraktor lokal, pemasok, dan pemangku kepentingan di tingkat lapangan.
- Pemahaman tentang proses sertifikasi pembayaran konstruksi dan alur progress claim dalam struktur prinsipal-kontraktor.
Keahlian
Construction Document Control, BOQ and Contract Filing Management, Microsoft Excel — Intermediate to Advanced, Microsoft Word — Document Formatting and Reporting, Payment Certificate and Invoice Tracking, Multi-task Administrative Coordination, Tender and Procurement Document Compilation, Data Entry Accuracy and Verification, Cross-team Document Liaison and Follow-up, Frontier Resourcefulness — ability to maintain documentation integrity without established corporate IT infrastructure or on-demand support systems